Księgowość dla aptek

Apteka nie jest zwykłą firmą handlową.

Ten sam paragon może zawierać lek refundowany, wyrób medyczny i suplement, każdy z inną stawką VAT i innym obowiązkiem sprawozdawczym. Do tego magazyn z seriami i datami ważności, refundacje z NFZ, dyżury magistrów i kontrole, które patrzą na inne rzeczy niż w sklepie obok. Poniżej jest to, czym zajmujemy się codziennie.

Jedenaście miejsc, w których apteka różni się od sklepu

Na stronie głównej jest sama lista. Tutaj przy każdej pozycji stoi zdanie o tym, na czym polega problem, bo to on decyduje, ile pracy kosztuje miesiąc.

1. 01

   Refundacje NFZ i ewidencja recept refundowanych

   NFZ

   Refundacja nie wpływa w tym samym okresie, w którym wydano lek. Między wydaniem a wpłatą leży okres rozliczeniowy i weryfikacja, więc przychód i wpływ na rachunek to dwie różne daty. Kto tego nie rozdziela, ma w rachunku wyniku obraz, którego nie da się pogodzić z saldem na koncie.

2. 02

   Różne stawki VAT dla leków, wyrobów medycznych i suplementów

   VAT

   Na jednym paragonie potrafią spotkać się trzy stawki: lek refundowany, wyrób medyczny i suplement. Błąd w przypisaniu nie ujawnia się od razu, tylko przy weryfikacji JPK albo przy kontroli, i wtedy dotyczy już kilkunastu miesięcy wstecz.

3. 03

   JPK_V7 i pola, które w aptece najczęściej są błędne

   JPK

   W aptece najczęściej sypią się oznaczenia procedur i grup towarowych oraz dokumenty wewnętrzne domykające sprzedaż paragonową. To pola, w których błąd nie blokuje wysyłki pliku, więc wychodzi dopiero przy porównaniu z deklaracją.

4. 04

   Sprawozdawczość do NFZ i WIF, terminy i komplety dokumentów

   NFZ

   Terminy wobec NFZ i wojewódzkiego inspektoratu farmaceutycznego biegną niezależnie od terminów podatkowych i mają własne komplety dokumentów. Kalendarz księgowy apteki jest przez to gęstszy niż kalendarz zwykłej firmy handlowej.

5. 05

   ZSMOPL w ujęciu księgowym

   ZSMOPL

   Dane raportowane do systemu muszą dawać się pogodzić z ewidencją magazynową i z księgami. Rozjazd między raportem a ewidencją to pierwszy sygnał, że coś jest nie tak z obiegiem dokumentów.

6. 06

   Remanent apteczny i różnice inwentaryzacyjne

   Magazyn

   Spis z natury w aptece obejmuje towar o różnych seriach, datach ważności i statusie refundacyjnym. Różnice inwentaryzacyjne trzeba umieć przypisać do przyczyny, bo inaczej rok po roku wracają jako niewyjaśniona pozycja kosztowa.

7. 07

   Utylizacja leków przeterminowanych w kosztach

   Koszty

   Lek przeterminowany albo wycofany z obrotu ma własną ścieżkę dokumentowania i własne skutki kosztowe. Bez protokołów w komplecie koszt bywa kwestionowany, mimo że strata jest faktem.

8. 08

   Serie i daty ważności w ewidencji magazynowej

   Magazyn

   Ewidencja serii i dat ważności jest wymogiem obrotu, ale jest też narzędziem: pokazuje, ile kapitału stoi w towarze, który za kwartał trzeba będzie zutylizować.

9. 09

   Kadry farmaceutów i techników, dyżury, PPK

   Kadry

   Grafik apteki to dyżury, zmiany i wymóg obecności osoby uprawnionej. Do tego dochodzą badania i szkolenia, których termin jest równie twardy jak termin podatkowy, tylko nikt o nim nie przypomina z urzędu.

10. 10

    Rotacja zapasów i udział refundacji w przychodzie

    Analizy

    Rotacja zapasów i udział refundacji w przychodzie mówią o aptece więcej niż sam wynik. Dwie apteki z tym samym zyskiem mogą mieć zupełnie inną odporność na opóźnioną refundację.

11. 11

    KAMSOFT, praca na Państwa danych bez eksportów do arkusza

    System

    Raporty z systemu aptecznego i zapisy w księgach muszą się spinać. Kiedy księgowy pracuje na eksportach do arkusza, każda rozbieżność wymaga ręcznego dochodzenia zamiast jednego spojrzenia.

Cennik

Bezpłatny Przegląd Apteki