Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku: jak to wygląda krok po kroku

W rozmowach z właścicielami aptek najczęściej wraca nie pytanie o stawkę, tylko zdanie: „teraz jest środek roku, to chyba nie jest dobry moment". Moment jest dobry praktycznie zawsze, natomiast rzeczywiście trzeba wiedzieć, co się po kolei dzieje.

Skąd bierze się obawa

Umowa z dotychczasowym biurem ma okres wypowiedzenia. Przez ten czas płacą Państwo tam abonament, a jednocześnie nowe biuro zaczyna pracę. To jest realny koszt i to on, a nie sama księgowość, wstrzymuje decyzję.

Dlatego pierwsze dwa miesiące współpracy prowadzimy bez opłaty. Pokrywamy koszt wdrożenia i okresu przejściowego, żeby wypowiedzenie w poprzednim biurze nie oznaczało płacenia w dwóch miejscach naraz.

Data graniczna

Ustalamy jedną datę, od której księgi prowadzimy my. Wszystko przed nią zostaje u poprzednika i to on zamyka ten okres. Nie przepisujemy roku od stycznia, bo nie ma takiej potrzeby i byłby to koszt bez wartości.

Odbiór dokumentów

Kontakt z poprzednim biurem bierzemy na siebie. Ustalamy komplet: ewidencje, rejestry VAT, ostatnie deklaracje, dokumentację kadrową, stan środków trwałych, stan magazynu na datę graniczną. To jest ta część, której właściciele obawiają się najbardziej, i to jest ta część, w której Państwa udział jest najmniejszy.

Pierwszy miesiąc pracy

Pierwszy miesiąc to nie jest zwykły miesiąc. Weryfikujemy stan otwarcia: czy magazyn zgadza się z księgami, czy rozliczenia refundacji są kompletne, czy dokumentacja kadrowa ma to, co powinna mieć. Jeżeli coś wymaga korekty, zgłaszamy to na piśmie razem z propozycją, jak to poprawić.

Z doświadczenia: w aptece najczęściej wychodzą tu dwie rzeczy. Rozjazd między ewidencją magazynową a księgami, zwykle na przeterminowaniach i utylizacji, oraz refundacje ujęte w niewłaściwym okresie.

Jeżeli po dwóch miesiącach to nie działa

Przez pierwsze sześćdziesiąt dni mogą Państwo zrezygnować bez okresu wypowiedzenia i bez dodatkowych opłat. To nie jest gest, tylko konsekwencja tego, jak sami byśmy chcieli kupować taką usługę: sprawdzenie w praktyce jest wart więcej niż każda prezentacja.