Refundacja NFZ a płynność: dlaczego przychód i wpływ na konto to dwie różne daty

To jest pytanie, które słyszę od aptekarzy najczęściej: „wynik mówi, że zarobiłem, to dlaczego na koncie tego nie widzę". Odpowiedź prawie zawsze siedzi w refundacji.

Dwie różne daty

Lek refundowany wydaje się pacjentowi w jednym momencie, a środki z Narodowego Funduszu Zdrowia wpływają po okresie rozliczeniowym i po weryfikacji zestawienia. Przychód powstaje w chwili wydania. Wpływ na rachunek jest później. To są dwie różne daty i one nie muszą mieścić się w tym samym miesiącu.

Dla apteki oznacza to, że część kapitału stale stoi w niezapłaconych jeszcze refundacjach. Im większy udział sprzedaży refundowanej, tym większa ta kwota i tym mocniej wynik rozjeżdża się z gotówką.

Dlaczego to nie jest problem księgowy, tylko decyzyjny

Dwie apteki mogą pokazać ten sam zysk i mieć zupełnie inną odporność na opóźnioną refundację. Ta z wyższym udziałem refundacji potrzebuje większego zapasu gotówki na te same zobowiązania: dostawcy, wynagrodzenia, najem. Kiedy przychodzi decyzja o zatowarowaniu albo o drugiej lokalizacji, liczy się właśnie ta różnica, a nie sam wynik.

Co z tym robimy

W raporcie miesięcznym pokazujemy udział refundacji w przychodzie obok rotacji zapasów. To dwie liczby, które o kondycji apteki mówią więcej niż sam zysk. Pilnujemy też, czy przelew z Funduszu zgadza się z wnioskiem, bo rozbieżność wychwycona po kwartale jest znacznie trudniejsza do wyjaśnienia niż wychwycona od razu.

Pułapka na koniec roku

Przy księdze przychodów i rozchodów dochodzi jeszcze jedna rzecz: stan zapasu na koniec roku wpływa na podstawę opodatkowania. Apteka, która w grudniu mocno zatowarowała, potrafi zobaczyć dopłatę podatku, której się nie spodziewała. Dlatego zapas monitorujemy przez cały rok, a nie przy remanencie.